Întrebări frecvente

Dicționar expresii Optimoo

1. Pontaj: O evidență care înregistrează prezența angajaților la locul de muncă (ora de intrare, pauze de masa, ora de ieșire, bilete de voie etc.)

2. Eveniment: o intrare sau o ieșire generată de un angajat la începutul sau la sfârșitul programului de lucru.
Există două tipuri de evenimente: eveniment automat, generat de sistem în urma acțiunii de pontare pe tabletă de către angajat sau eveniment manual, adăugat de utilizatorul admin al sistemului.

3. Zone: locul unde se lucrează (clădirea, hala etc.) Poate să fie o zonă principală, intrarea principală, și pe lângă aceasta și alte zone, de exemplu Hala 1, Hala 2 etc.

4. URL: numele de URL este un acronim de la Uniform Resource Locator (limba engleză), ceea ce înseamnă că este un mod uniform (acelaşi în întreaga lume) de a localiza un fişier sau un document pe Internet. Un URL specifică adresa unui fişier pe web, adresă care este unică pentru fiecare fişier în parte. URL-ul este numele domeniului, specific și unic pentru toate firmele, de exemplu www.numecompanie.optimoo.ro.

5. Marca: marca este un identificator pentru angajați. De exemplu, Pop Ion are marca 003, Drăgoșan Maria are marca 011. Cu ajutorul mărcii, puteți filtra lista angajaților pe tabletă, adică nu trebuie să căutați numele pe listă, ci începeți să tastați în căsuța de căutare marca și aceasta filtrează persoana căutată.

6. Fișier instrucțiuni de formatare: dacă ați selectat importul unui fișier cu lista angajaților, vă recomandăm să parcurgeți lista noastră cu recomandări și instrucțiuni de formatare: ce format trebuie să aibă fișierul, cum să fie redactat acest fișier, structura recomandată etc.

7. Minute rotunjite: sistemul permite rotunjirea minutelor la o oră. Adică, dacă setați de exemplu ca mai mult de 30 de minute să fie rotunjite, când va fi vorba depsre 31 de minute sistemul va rotunji la o oră.

8. Ore suplimentare: orele lucrate peste program se consideră ore suplimentare. Toate firmele decid, conform politicii interne, cum doresc să calculeze orele suplimentare.

9. Tipuri de calculare ore suplimentare: se pot selecta condiții de calculare a orelor suplimentare.

10. Grup: grupele reprezintă angajați care au același program de lucru, indiferent de zone.

11. Minute lipsa: în funcție de programul setat, sistemul calculează zilnic minute lipsă, dacă este cazul.

12. Codul QR: cu ajutorul codului se face legătura dintre terminalul de pontaj, adica tableta, și softul Optimoo care rulează pe tabletă/PC.

13. Tablou general: oferă managementului o privire de ansamblu privind situația actuală a prezenței (câți angajați lipsesc, au întârziat, au plecat mai devreme etc.), noutăți și știri, dar și un raport despre concedii.
14. Reguli pentru intarziere: pot fi setate două nivele de toleranță (de penalizare) pentru întârziere. De exemplu: Nivel 1 – dacă angajatul întârzie 5 minute sistemul taie din orele lucrate 15 minute; Nivel 2: dacă angajatul întârzie 15 minute sistemul taie din orele lucrate 30 de minute.

CELE MAI FRECVENTE ÎNTREBĂRI

1.Cum pot să folosesc datele mele reale?
După logare, aveți două căi de a folosi sistemul: testare cu datele demo ori începi din start să folosești datele tale. După testare, datele demo pot fi șterse cu butonul ,,ŞTERGE DEMO”. Acest buton golește datele existente și pornește programul.

2. Ce este numele de utilizator și parola în aplicația pe tabletă?
Credențialele sunt aceleași pe care le-ai definit la înregistrare și cu care accesezi sistemul pe desktop. Numele de utilizator al contului tău se regăsește sub forma www.numecompanie.optimoo.ro, parolă e cea completată în formularul ,,Creează cont”.

3. Ce înseamnă Custom 1, Custom 2, Custom 3 la adăugarea angajaților?
Câmpurile CUSTOM 1, 2, 3 le poți folosi pentru a defini detalii suplimentare despre angajați, permis de conducere, studii, copii etc.)

4. Cum pot exporta pontajul angajaților?
Dai click pe butonul „Vizualizare raport”, selectezi luna dorită, apoi apeși butonul „Export”. Atentie! Va apărea un mesaj de securitate. Trebui să dai click pe ,,Accept risk”. Pontajul va fi exportat în format Excel.

5. Ce înseamnă ore suplimentare Tip 1, Tip 2, Tip 3?
La setarea orelor suplimentare, poți ordona după categorii calcularea orelor. Asta presupune diferite metode de plata sau de compensație (zile libere, tichete de masă etc.). Totul depinde de politica organizațională.

6. Ce înseamnă reguli de penalizare?
Sistemul permite două nivele de toleranţă pentru a seta orele de întârziere și nivelul de penalizare ca timp asociat.
Exemplu: nivel 1 – întârziere de 5 minute, pontează doar după 15 minute de la eveniment ora de începere interval pontat. ( creez eveniment de pontare la 8.05, programul pontează 8.20)
Exemplu: nivelul 2 – întârziere de 15 minute, pontează doar după 30 minute de la eveniment ora de începere interval pontat. (creez eveniment de pontare la 8.15, programul pontează 8.45)

7. Cum pot defini zone în sistem?
Apeși butonul „Zone” în tabloul general, apoi adaugi o zonă nouă, redenumești zona respectivă (de exemplu Zona principală, Intrare principală, Hala 1), apoi adaugi grupele de angajați care lucrează pe această zonă. Apeși OK și gata.
Dacă ai mai multe zone de pontaj, repeți pașii menționați anterior.

8. Cum vizualizezi raportul detaliat al unui angajat?
Apeși butonul „Vizualizează raport”, apoi lângă numele angajatului se apasă pe butonul pentru a vizualiza raportul detaliat pentru perioada selectată.

9. Cum pot vizualiza evenimentele?
Accesezi „Vizualizează raport”, apoi lângă numele angajatului se apasă pe butonul
În secțiunea „Total pontate” apeși iconul cu ora și va fi afișat evenimentul de intrare, de ieșire și programul selectat, dacă este cazul.

10. Cum adaug concediille fiecărui angajat?
În linia fiecărui angajat există o căsuță care prin bifare activează icoanele de concedii din bara de jos. Click pe fiecare tip de concediu și se va deschide o fereastră de comunicare, în care pentru angajatul bifat poți selecta perioada pentru care este valabil concediul, chiar și observatii, apoi SAVE. Simbolul concediului va apărea în raport pentru acea zi, iar orele le vei vedea și separat în coloana din drepta tabelului.

11. Cum pot seta să ruleaza întotdeauna Optimoo pe tabletă?
După logarea pe tabletă, la setările sistemului poți selecta ca pe tableta să ruleze doar Optimoo, alegând ON în ,,APLICAȚIA RULEAZĂ ÎN FRONT”.

13. Am adăugat un angajat nou. De ce nu apare în lista pe tabletă?
După adăugarea unui nou angajat, trebuie să așteptați o oră. După o oră apare automat pe tabletă.

14. Nu apar evenimentele generate pe tabletă în raportul de pontaj din tabloul general de control. Ce se întâmplă?
Aveți mare grija la setarea tabletei. Dacă nu sunt selectate zonele unde se va face pontarea sau la zone nu este adăugat un grup de angajați, tableta nu poate să trimită datale corecte în sistem.

15. Ce înseamnă Holiday Report în tablou general?
Holiday Report conține concediile lunare ale angajațiilor.

Vrei să te ajutăm cu suport tehnic? Sună la +40316300727 sau descarcă Manual de utilizare Optimoo